Kein Schuhkarton voller Quittungen, keine Excel-Rekonstruktion im September. Belege werden am Lager fotografiert, wer was ausgelegt hat läuft automatisch mit — und am Ende stimmt's bis zum letzten Cent.
Projekt anlegen, Budget festlegen, fertig. Eigene Kategorien passend zum Lager definieren — Lebensmittel, Transport, Programm, Unterkunft, was auch immer ihr braucht. Die Lagerleitung wird als Projektleiter freigeschaltet und kann sofort Belege einreichen, ohne Umweg über die normale Kassier-Freigabe.
Teilnehmerbeiträge und Förderungen, die auf dem Vereinskonto eingehen, landen über den Bankabgleich automatisch im Projekt. Kein manuelles Herumtippen, keine doppelten Einträge.
Beleg fotografieren, Betrag und Kategorie rein, abschicken — direkt vom Handy. Vereinskasse funktioniert als PWA und lässt sich am Homescreen installieren wie jede andere App. Wer was bezahlt hat, wird pro Beleg mitgeführt. Kein Nachfragen am Ende des Lagers, wer noch 37,50 € offen hat.
Sobald das Lager vorbei ist, sieht der Kassier auf einen Blick: Live-Saldo pro Person — wer bekommt wieviel zurück, wer hat einen Vorschuss offen. Rückzahlungen laufen ganz normal per Banküberweisung; sobald die Bewegung im Bankauszug auftaucht, schließt der Bankabgleich den Saldo automatisch auf null.
Freigegeben wird die Abrechnung erst, wenn alle Personen-Saldi auf null stehen — sauber bis zum letzten Cent. Kein „wir klären das noch" und kein offenes Ende, das drei Monate später wieder aufpoppt.
Am Schluss gibt's einen PDF-Report auf eurem Vereinsbriefpapier — fertig für die Vorstandssitzung oder die Förderstelle. Wer die Zahlen lieber in einer Tabelle will, exportiert per Knopfdruck als CSV.
Das Vereinsjahr startet bei den meisten mit dem Schulbeginn — der perfekte Zeitpunkt, die Vereinskasse umzustellen. Startet im Herbst, testet in Ruhe den Vereinsalltag, und bezahlt erst ab dem nächsten Kalenderjahr, wenn ihr bleiben wollt. Beim nächsten Sommerlager läuft die Abrechnung dann wirklich nebenbei.
Wie die Projekt-Abrechnung im Detail funktioniert, steht auf der Projekte-Seite.